Promouvoir un webinaire grâce au marketing automation

Pour quelles raisons organiser un webinaire ?

Comment choisir le type de webinaire à organiser ? Tout dépend de vos objectifs de communication.

Démontrer une certaine expertise dans votre domaine

Vous avez un parcours de vie intéressant, vous avez tiré des leçons qui pourraient profiter à d’autres ? Avez-vous développé une certaine expertise dans votre domaine d’activité ? Vous n’en êtes peut-être pas encore conscient, mais vous détenez probablement un savoir et une expérience qui pourraient être utiles à d’autres personnes ! Interrogez-vous sur les challenges, les défis auxquels vos clients cibles font face et dans quelle mesure vous pourriez leur apporter des pistes de solution.

Présenter vos produits et ou services et organiser des démos live

Vous avez ajouté de nouvelles fonctionnalités à votre logiciel ? Vous avez créé un nouveau produit ? C’est l’occasion de le montrer au reste du monde. Quoi de mieux que de le faire online, sans bouger de son salon ? En utilisant un logiciel de vidéoconférence, vous avez la possibilité de partager votre écran en direct et d’afficher votre présentation. Les participants ont la possibilité de poser des questions, ce qui rend la conférence beaucoup plus interactive. Pour tenir vos spectateurs en haleine, vous pouvez passer une vidéo, des images, en alternance avec vos slides. Cela peut s’avérer également utile pour vos commerciaux. Au lieu de se rendre chez chaque client ou prospect, ceux-ci vont gagner du temps en organisant des démos live.

Améliorer votre visibilité et notoriété

En organisant un webinaire, vous allez pouvoir augmenter votre visibilité et avoir un impact positif sur la notoriété de votre entreprise. Par son caractère interactif, le webinaire est un excellent moyen d’entretenir une relation avec ses prospects et clients. En mettant en place des sessions de questions réponses, vous vous rendez disponibles et ainsi approfondissez le degré de relation avec ceux-ci. Pourquoi ne pas inviter un expert complémentaire à votre présentation ? Chacun bénéficiant de la renommée de l’autre.

Générer des leads de qualité

En fonction du type de webinaire et de la promotion que vous en ferez, vous allez non seulement en apprendre plus sur vos prospects, mais également les qualifier. Vous allez pouvoir récupérer des informations de contact essentielles quand vos prospects s’inscriront. Et grâce à votre outil de marketing automation, vous pourrez leur attribuer des scores, en fonction de leurs comportements. Vous pouvez compter les inscrits comme leads. On estime cependant qu’au moins 50% d’entre eux ne seront pas présents le jour J. Ce n’est pas grave, c’est une occasion de leur envoyer le replay et les slides de présentation !

Quels sont les avantages à organiser un webinaire en B2B ?

• Pratique : le webinaire requiert moins d’organisation qu’un événement physique (pas de lieu physique ni de catering à réserver) et on économise le temps de déplacement.
• Bon marché : des économies en temps et en argent ! Il faut quand même un minimum pour débuter. Disposer d’un logiciel de vidéoconférence (il en existe des gratuits et des payants : Zoom, Livestorm, GoToWebinar, Facebook Live, Google Hangouts, etc.), avoir un ordinateur performant et une bonne connexion internet (« Allô, vous m’entendez ? Allo ? Pardon ça a coupé », on essaye d’être bien équipé pour éviter ce genre de désagréments)
• À la portée de tous : pas besoin d’être un expert en organisation d’événement. Il suffit de choisir un sujet pertinent pour sa cible et être au maximum préparé pour le jour J. Au niveau technique, on le verra plus loin, trier et sélectionner les contacts adéquats dans sa base de données, préparer sa campagne d’invitation et faire le suivi post événement. Si vous êtes organisé et consciencieux, ça devrait bien se passer !
• Interactif : pendant que le speaker présente, les participants peuvent facilement écrire leurs questions et commentaires directement dans la fenêtre de chat. Pratique, pour les personnes un peu timides qui ne souhaitent pas s’exprimer devant une assemblée. Sinon, une session de questions réponses en fin de conférence peut toujours être organisée. Vous obtenez en direct le feedback des participants, ce qui est pratique dans un souci d’amélioration continue.

Au niveau des points d’attention, il faudra particulièrement être attentif aux éventuels problèmes techniques et prévoir des solutions si cela se pose. Vos participants peuvent également facilement distraits par leur environnement, davantage que s’ils étaient en présentiel.

Vous avez déterminé votre cible, les problématiques auxquelles elle fait face, choisi votre objectif de communication et arrêté une date et une heure. Il est désormais temps de mettre en place de manière pratique votre webinaire !

Les raisons d’utiliser le marketing automation pour l’organisation de votre webinaire

• Organiser et enrichir votre base de données avec les actions et comportements de vos contacts
• Faire monter en température les prospects qui ne seraient pas encore assez « chauds » pour s’inscrire, en leur envoyant quelques e-mails d’awareness pour susciter leur intérêt
• Promouvoir votre webinaire en lançant une campagne d’invitation (possibilité de faire plusieurs scénarios et mettre en place de l’A/B testing)
• Tracker les actions prises par vos contacts et obtenir des statistiques plus poussées
• Organiser le suivi post-événement
• Augmenter votre productivité en maximisant votre temps (il suffit de préparer, mettre en place et regarder l’outil travailler en automatique)

Comment mettre en place votre webinaire ?

1. Lancer la campagne d’invitation

En sachant qu’on dit généralement que la moitié des inscrits (lors d’un événement gratuit) pointeront le bout de leur nez le jour du webinaire, à vous de faire le calcul. Combien souhaitez-vous de participants ? Si vous souhaitez une trentaine de personnes, il vous faudra au moins soixante inscrits. Autant envoyer l’invitation à toute votre base de données pour être sûr d’avoir un maximum d’inscriptions. En ce qui concerne le timing, inviter entre 10 à 7 jours avant semble être une bonne tape. Plus tôt, cela ne sert à rien. D’ailleurs, une partie s’inscrit souvent en dernière minute (cela dépend des agendas et certaines personnes fonctionnent au jour le jour).

Vous pouvez également exploiter vos autres canaux de communication pour promouvoir votre webinaire. Pourquoi pas faire une ou deux publications sur LinkedIn, dix jours avant puis 5 jours avant, voire également le jour même par exemple en partageant votre joie. Si vous avez la possibilité, vous pouvez également prévoir un pop-up sur votre site web ou un article sur votre blog.

2. Préparer le contenu des e-mails

Si vous ne communiquez pas régulièrement avec votre base de données, leur proposer directement un webinaire risque d’être trop frontal. Chez Hike Up, nous prévoyons en général un à deux e-mails d’awareness avant d’envoyer l’invitation au webinaire. Cela permet de voir si le sujet intéresse ou non la cible.

Dernièrement, nous avons organisé un webinaire « Quels sont les ingrédients d’une génération de leads réussie grâce au marketing digital ? ». Pour faire monter en température les leads froids, nous avons prévu deux e-mails d’awareness. L’objectif est de susciter l’intérêt des prospects. Nous avons écrit un premier e-mail contenant quelques tips pour optimiser la génération de leads en B2B. Nous avons ensuite envoyé un deuxième e-mail sur l’e-mail marketing. Nous avons également envoyé une relance quelques jours après chacun à ceux qui n’avaient pas ouvert le message. Le contenu était le même, c’est le titre qui changeait. C’est toujours bien de prévoir une relance car cela arrive que le premier ne soit pas arrivé à destination ou ait été oublié.

Entre 10 à 7 jours avant l’événement, nous avons envoyé l’invitation au webinaire. Et nous avons également prévu une relance aux personnes qui ne l’auraient toujours pas ouvert. Nous avons enrichi le contenu de l’invitation et changé le titre de l’objet.

Les éléments qui doivent apparaître absolument dans l’invitation :

• Titre du webinaire : il est très important, il doit donner envie
• Cible, à qui s’adresse ce webinaire : est-ce fait pour moi ?
• Programme
• Intervenant(s)
• Informations pratiques : date, heure, plateforme, timing
• Lien vers la page d’inscription
• Signature : nous avons remarqué qu’un e-mail provenant d’une vraie personne fonctionne beaucoup mieux qu’une adresse non personnalisée (info@)
• Toujours donner la possibilité de se désinscrire

3. Prévoir une landing page d’inscription

Vous allez devoir prévoir un formulaire d’inscription spécialement dédié à votre événement. Il doit y avoir une landing page reprenant le titre et la date du webinaire. Pour l’inscription, vous prévoirez des champs qui vous permettront à la fois d’enrichir votre base de données et de qualifier votre prospect. Sachez que plus il y aura de champs, plus vous découragerez vos prospects à s’inscrire. Allez à l’essentiel et ne demandez que les informations dont vous avez besoin.

Le genre d’informations que vous pouvez demander :

• Prénom
• Nom
• Fonction éventuellement
• Adresse e-mail professionnelle
• Nom d’entreprise
• Numéro de téléphone non obligatoire

Vous pouvez terminer l’inscription avec un écran de fin remerciant votre prospect de s’être inscrit. Vous pouvez y ajouter un lien pour ajouter l’événement dans son agenda et prévoir un CTA vers votre site web, par exemple. Vous pouvez également envoyer une confirmation d’inscription juste après reprenant les informations essentielles et le lien de connexion pour le webinaire.

4. Avant le Jour J

Vos participants risquent d’oublier votre webinaire. C’est pourquoi il est toujours intéressant de prévoir une relance à quelques jours de l’événement. Pour notre événement, nous avons prévu un rappel à J-3 reprenant encore les informations essentielles avec un petit mot disant que nous nous réjouissons de retrouver les participants. Le Jour J arrive et il arrive que vos inscrits ne retrouvent plus le lien de connexion et doivent parcourir l’ensemble de leur boite mail à la recherche du fameux lien. Vous pouvez prévoir un dernier rappel à H-1 avec le lien de connexion.

5. Suivi post webinaire

Ce n’est pas parce que votre webinaire est terminé que votre campagne s’arrête là. Il est toujours important d’effectuer un suivi. Vous pouvez envoyer un e-mail aux participants en leur proposant de télécharger votre présentation, regarder le replay ou leur demander s’ils ont encore des questions. Pour ceux qui se sont inscrits, mais n’ont pas participé, vous pouvez également leur adresser un message personnalisé en leur disant que vous êtes désolé qu’ils n’aient pas pu assister à l’événement et en leur proposant de revoir le webinaire ou de télécharger vos slides. Pour remercier vos participants, vous pouvez aussi leur proposer une offre spéciale, cela favorisera vos taux de conversion. N’oubliez pas d’analyser vos résultats et de tirer des pistes d’amélioration pour votre prochaine campagne d’invitation.

Conclusion

Étant donné les avantages offerts et la facilité de mise en exécution, même s’il faut certes avoir un peu d’organisation, le webinaire est un super levier pour générer des leads en B2B ! Grâce aux actions prises par vos prospects tout au long de la campagne et les données recueillies lors de l’inscription, vous allez pouvoir enrichir votre base de données et qualifier vos prospects.  Chez Hike Up, nous vous accompagnons dans l’organisation de votre campagne, de la stratégie jusqu’à l’analyse, en passant par la rédaction des contenus et la mise en place de vos séquences de marketing automation via notre logiciel Catch Up.

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